Come organizzare un evento sportivo? Una guida veloce da seguire passo passo

Organizzare un evento sportivo può offrire un’ampia varietà di vantaggi: questo è infatti un settore vitale e prospero sotto molti punti di vista. Infatti può essere usato per raccogliere fondi , creare consapevolezza e promuovere la coesione della comunità locale o pubblicizzare un prodotto. Ma pianificare, gestire e organizzare un evento di questo tipo non è un compito semplice. Vuoi organizzare un evento sportivo in modo che abbia successo? Ecco cosa devi fare

1: Crea un piano

Questo primo punto ti servirà per inquadrare l’evento che andrai ad organizzare. Devi considerare di prendere in considerazione e definire in questa fase
  • l’obiettivo dell’evento: per chi lo stai facendo e con quali scopi
  • La fattibilità che dipenderà dalla location, dalla capienza, …
  • Le leggi nazionali che regolano questo tipo di avvenimenti: prendi in considerazione di avere nel tuo team una persona che si occupa esclusivamente di questa parte importante. Questo punto infatti è stato ulteriormente incentivato a causa delle nuove regolamentazioni per il Covid-19.
  • durata: stima le tempistiche che copriranno l’evento che siano delle ore, un giorno, una settimana, …
  • Possibile numero di partecipanti: fai una stima delle persone che potrebbero assistere al tuo evento sportivo
  • Identifica gli sponsor: identifica gli ipotetici brand che potrebbero supportarti.

2: Data, ora e luogo

Questo è un punto fondamentale per organizzare un evento sportivo. Per questa decisione devi tener conto di molti fattori come del tempo metereologico (nel caso sia all’aperto), della disponibilità dei tuoi partecipanti, dei possibili eventi sportivi più rilevanti che potresti avere vicino, ecc. Una volta decisa data e ora, conferma la location scelta per il tuo evento. Accertati che il locale abbia tutte le strutture di cui avrai bisogno e che sia totalmente a norma per ospitare persone. Controlla inoltre la capienza degli spogliatoi, la presenza di docce e bagni adeguati oltre alla separazione tra uomini e donne. Ricorda che stai organizzando un evento sportivo quindi tieni a mente cosa stai programmando e assicurati che la struttura sia perfetta per offrirti tutto ciò di cui hai bisogno.

3: Determina e affina il tuo evento

Ora che hai deciso data e location, fai un primo incontro con il tuo team di esperti e volontari che faranno parte dell’organizzazione. In questa fase verranno decisi i ruoli in base alle tipologie di eventi. Ad esempio, se stai organizzando un evento tennistico, decidi esattamente cosa prevedi: giochi a squadra o singoli? A eliminazione diretta? Quante squadre si potranno far giocare? Più avrai la possibilità di concentrarti sui dettagli, più questo ti aiuterà a capire i servizi di cui avrai bisogno. Stila un bilancio dei costi che dovrai fronteggiare in base a ciò di cui avrai bisogno.

4: Ricerca gli sponsor

Una volta deciso al dettaglio il piano dell’evento e il budget di cui avrai bisogno, proponiti agli sponsor. Richiedi un incontro per parlare con loro e raccontare in cosa consisterà l’evento, gli obiettivi che ti sei prefissato e perché il loro supporto come sponsor sarebbe l’ideale. Sii chiaro e pronto a giustificare le tue richieste su ciò di ciò che hai bisogno da loro. Preparati anche all’idea di ricevere una porta chiusa in faccia; senza paura presentati ad un altro sponsor cercando di capire le motivazioni del perché il primo abbia rifiutato per migliorare con il successivo.

5: Crea il programma per la giornata

Crea il programma dettagliato della giornata tenendo conto di tutti i fattori del tuo evento. Ad esempio, se sei sicuro di attirare l’attenzione di famiglie con bambini, magari organizzati in modo che tutte le attività terminino prima del tramonto. Pianifica al meglio il programma anche in base alla tua disponibilità di attrezzature e funzionari. Non dimenticarti inoltre di riconoscere uno spazio agli sponsor all’interno del tuo programma: negozia con loro per orientare le informazioni promozionali da utilizzare.

6: Promuovi il tuo evento

Una volta definito il programma arriva la fase della vendita e nel far questo tutto parte da una buona comunicazione: avrai sicuramente bisogno di un sito web in cui potrai vendere direttamente i biglietti per il tuo evento. La soluzione più economica è quella di appoggiarsi a piattaforme per la gestione esterna: gli esempi più conosciuti sono Metoo, Eventbrite, Eventboost o Clappit. Questi permetteranno, sia a te che ai tuoi clienti, la sicurezza di effettuare transazioni sicure. Crea un comunicato stampa professionale e inserisci nel tuo team un bravo PR in modo che sia in grado di seguire questa parte fondamentale per la riuscita del tuo evento sportivo. Utilizza al massimo i social media e se ne hai la possibilità la newsletter, per invitare i tuoi contatti a partecipare (ricorda di inserire nella mail il link per acquistare il biglietto). Considera inoltre di invitare la stampa locale per mostrare l’evento che stai organizzando e creare una maggiore pubblicità per il local.

7: Organizza le forniture di cui avrai bisogno

Tornando all’esempio dell’organizzazione del nostro evento tennistico descritto sopra, avrai bisogno di tabelloni per il punteggio, fischietti, reti, palline da tennis, kit di pronto soccorso oltre a trofei e certificati conclusivi. Se il budget a tua disposizione è ridotto su quello che avevi inizialmente pensato, prendi in considerazione l’idea di noleggiare delle attrezzature. Non dimenticarti di contattare i funzionari aggiuntivi per il tuo evento. Affidati ad arbitri qualificati assicurandoti che non siano legati a nessuna squadra del torneo. Decidi con loro l’importo dovuto in anticipo in modo da non avere problemi in seguito.

8: Fai un check finale

Ricontrolla tutto a qualche giorno dall’evento per non avere problemi all’ultimo. Assicurati che tutte le attrezzature siano in buono stato. Sii certo di avere la presenza di personale qualificato per interventi di primo soccorso nel caso ce ne fosse bisogno. Per correttezza, distribuisci tra i partecipanti numeri di emergenza nel caso succedesse qualcosa. Ricordati di ricontattare tutto il personale ( il tuo team, i partecipanti, i funzionari e volontari) per confermare la loro presenza. Assicurati nei confronti di questi, un documento di “rinuncia di responsabilità” che ti protegga legalmente in caso di lesioni.

9: Sii presente durante lo svolgimento dell’evento

Se pensi che finalmente il tuo lavoro sia finito ti sbagli. Come organizzatore infatti, dovresti presenziare e controllare continuamente che tutto prosegua per il verso giusto. Non dimenticare che sei tu il responsabile per tutti i partecipanti presenti. Ricorda inoltre in questa fase di distribuire i compiti tra i membri del tuo team: questo passaggio va fatto nella prima fase di presentazione dell’evento (punto 3) ma anche durante l’evento stesso. Assegna le responsabilità per zona in modo che tutto il territorio dell’evento sportivo sia coperto da personale del tuo team. Ogni persona deve avere la sua zona e ne dovrebbe essere responsabile per tutta la durata dell’evento. Comunica a tutti i partecipanti il tuo numero di telefono in modo che per qualsiasi cosa possano far riferimento alla tua presenza. Più tempo dedichi alla pianificazione e alla preparazione in anticipo del tuo evento sportivo, più fluida sarà la giornata e più tempo avranno tutti per godersela, in totale sicurezza! Stai cercando di organizzare un evento sportivo? Ci pensiamo noi. Parlaci del tuo evento e decideremo insieme come realizzarlo. Noi di Ali di Porpora, mettiamo le ali alle tue idee.

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